La rédaction d’un compte rendu de réunion est une tâche fondamentale qui permet de garder la trace des discussions, décisions et actions à entreprendre suite aux délibérations. Il s’agit également d’un outil permettant à ceux qui étaient absents de se tenir informés des développements en cours. Dans cet article, nous vous proposons un guide méthodologique pour écrire un compte rendu de réunion de travail clair, précis et pertinent.
Avant la réunion : préparer le terrain
Avec les bonnes préparations en amont, il sera moins difficile de produire un compte rendu concis et sans ambiguïté. Voici quelques pistes :
Connaitre l’objectif et l’ordre du jour
Veillez à avoir une compréhension approfondie de l’objectif de la réunion, ce qui facilitera votre capacité à suivre les discussions et à identifier les points clés à rapporter. N’hésitez pas à demander à l’organisateur de vous fournir l’ordre du jour, si ce n’est pas déjà fait.
Définir un modèle de compte rendu
Pour structurer efficacement votre compte rendu, commencez par déterminer un modèle de base que vous pourrez facilement adapter selon les besoins spécifiques de chaque réunion. Ce modèle doit inclure des sections consacrées aux informations générales (date, heure, lieu, participants, etc.), aux sujets abordés, aux décisions prises et aux actions convenues.
Pendant la réunion : être attentif et organisé
Suivre une réunion pour en tirer un compte rendu demande de l’attention, surtout si les discussions sont denses ou complexes. Voici quelques conseils :
Prioriser les éléments à noter
Ne cherchez pas à tout transcrire : vous risqueriez de passer à côté des points importants. Concentrez-vous sur les décisions, les actions convenues, ainsi que les éléments-clés permettant de comprendre le contexte et les raisons de ces décisions et actions.
Distinguer les faits des opinions
Dans la mesure du possible, différenciez ce qui relève des faits avérés et vérifiables des opinions subjectives exprimées par les participants. Vous pourrez mentionner les deux dans votre compte rendu, mais il est important de bien identifier à quoi correspondent chacun.
Noter les questions en suspens
Même si elles ne trouvent pas nécessairement réponse au cours de la réunion, il peut-être utile de souligner les questions qui ont été posées et marquent des points de divergence ou d’incertitude.
Après la réunion : structurer et rédiger le compte rendu
Une fois la réunion terminée, il vous reste à rédiger le compte rendu en veillant à respecter quelques principes clés :
Rédiger rapidement
Idéalement, vous devriez rédiger le compte rendu dans les 24 heures suivant la réunion. En effet, il est plus facile de se souvenir des détails importants tant que ceux-ci sont frais dans votre esprit.
Adopter un style clair et précis
Votre compte rendu doit être rédigé de manière neutre, directe et concise, en évitant le jargon ou les formulations ambiguës. Misez sur une structure logique pour facilit liquider la compréhension du lecteur et son immersion dans le contenu.
Intégrer les décisions et actions dans des sections spécifiques
Les décisions prises et les actions convenues doivent être clairement visibles et identifiables parmi les autres informations présentés. Dans cette perspective, consacrez-leur des sections distinctes où vous énumérerez ces éléments, avec les responsables associés lorsqu’il s’agit d’actions à entreprendre.
Faire relire et valider le compte rendu
Avant de diffuser le compte rendu auprès des participants, assurez-vous de faire relire et valider ce dernier par l’organisateur de la réunion et/ou quelques participants sélectionnés. Cela permettra de vérifier que toutes les informations sont exactes et nuancées comme il se doit.
Mettre en forme et transmettre le compte rendu
Pour faciliter la lecture et l’archivage, mettez en forme votre compte rendu à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, de préférence au format PDF. Veillez à ce que le document demeure clair et facilement lisible.
Envoyez ensuite le compte rendu aux participants concernés, ainsi qu’aux autres parties prenantes qui pourraient être impactées par les décisions prises ou actions convenues. N’hésitez pas à encourager la communication et l’échange d’information en sollicitant des retours ou commentaires sur le contenu présenté.
Suivre les actions et mesurer leur réalisation
Enfin, n’oubliez pas que le compte rendu est un outil destiné à faciliter la mise en œuvre des actions décidées lors de la réunion. Dans cette optique, assurez-vous de suivre la progression des différentes actions attribuées, en organisant éventuellement des rencontres ou échanges subséquents pour vérifier leur avancement et leur efficacité.
